Grupo Alfa und die digitale Transformation eines Schulungsprogramms in Zeiten der Pandemie

Autoren: Geovana Moura, Tatiane Paschoal, Yara Moura

Auch erhältlich bei Mobi und Epub

Zusammenfassung

Dieser Fall reflektiert die Änderungen, die die Alfa Consultoria Group vorgenommen hat, um ihren Zweck beizubehalten. Im Mittelpunkt steht die Call-Action C3PO, die vom Unternehmen mit dem Ziel entwickelt wurde, eine Verbindung zwischen jungen Menschen und dem Markt herzustellen. Es wird so diskutiert, dass ein intensives Trainingsprogramm an die Dynamik der Remote-Arbeit angepasst werden kann. In der Debatte wird der Student an den Wegen teilnehmen, die Aurora und ihr Team schaffen werden, um dieses innovative Programm angesichts eines sich verändernden Szenarios zu strukturieren.

Schlüsselwörter: digitale Transformation; Ausbildung; Pandemie; Personalmanagement.

Abstrakt

Diese Fallstudie lädt uns ein, über die Auswirkungen der Pandemie auf die von der Grupo Alfa Consultoria angebotenen Schulungsmaßnahmen nachzudenken, die sich anzupassen und nach neuen Wegen zu suchen, um ihren Zweck fortzusetzen. Der Fall konzentriert sich auf die Aktion C3PO, die vom Unternehmen mit dem Ziel entwickelt wurde, eine Verbindung zwischen jungen Menschen und dem Markt herzustellen. Es wird diskutiert, wie sich ein intensives Trainingsprogramm an die Dynamik von Remote Work und Lehre anpassen kann. In der Debatte wird sich der Student an den Wegen beteiligen, die Aurora und ihr Team noch schaffen müssen, um dieses innovative Programm angesichts eines sich verändernden Szenarios zu strukturieren.

Schlüsselwörter : digitale Transformation; Ausbildung, Pandemie; Personalmanagement.

Geschichte

Grupo Alfa ist ein brasilianisches Unternehmen, das seit 2005 auf dem globalen Beratungsmarkt tätig ist. Derzeit ist die Alfa Group in 10 Ländern auf der ganzen Welt und in Brasilien in 8 Städten vertreten: Brasília, São Paulo, João Pessoa, Belo Horizonte, Porto Alegre, Recife und Rio de Janeiro. Das Beratungsunternehmen zielt darauf ab, zum nachhaltigen Wachstum von Organisationen beizutragen und effektive Ergebnisse zu erzielen, die sich positiv auf alle Beteiligten auswirken, wobei der Schwerpunkt auf der Gesellschaft liegt. Der Hauptunterschied des Unternehmens ist die Leistung nicht nur in der Unternehmensberatung, sondern auch an Marktfronten wie: Analytik (analytische Intelligenz), Technologie, Innovation, Prozesse und Organisation, Versorgung (Lieferkette). Eines seiner Ziele ist es, seinen Kunden kontinuierliche Transformation und Innovation zu bieten.

Das Unternehmen wurde von Studenten der Verwaltung, der Wirtschaftswissenschaften und des Produktionsingenieurwesens an der Universität Brasília gegründet, die sich im Fach Projektmanagement kennengelernt haben und so den Wunsch geweckt haben, auf praktische und dekonstruierte Weise eine Disruption auf dem Markt des Unternehmertums zu erzeugen. Seit ihrer Gründung hatte Grupo Alfa die Absicht, die Lücke zwischen den Studenten und dem Markt zu schließen.

In den 16 Jahren ihres Bestehens hat die Organisation bereits 1900 Beratungsprojekte für verschiedene Sektoren sowohl im öffentlichen als auch im privaten Sektor durchgeführt und verfügt über Erfahrung in verschiedenen Bereichen der Branche wie: Bildung, Transport und Logistik, Einzelhandel, Lebensmittel und Getränke, Finanzdienstleistungen und Versicherungen. Derzeit hat Grupo Alfa mit einem Team von mehr als 400 Beratern bereits 250 Kunden betreut.

Im Jahr 2019 erhielt das Unternehmen Anerkennung Toller Ort zum Arbeiten (Anhang 01). Mehr als 80 % der Mitarbeiter gaben an, dass es sich um ein ausgezeichnetes Unternehmen handelt, was einen Prozentsatz zeigt, der weit über dem Durchschnitt des lateinamerikanischen Marktes liegt. Das Personalmanagement hatte für die Gruppe Priorität.

Aurora, die seit 4 Jahren im Personalteam von Grupo Alfa arbeitet, arbeitete als Teil des Teams zusammen, das ein wirkungsvolles Schulungsprogramm strukturierte, das sich an junge Menschen richtete. Sie wirkte an zwei Ausgaben des Programms mit. In diesem Moment wurde sie eingeladen, die Koordination dieses Programms zu übernehmen und freut sich sehr auf die Herausforderung. Für Aurora war C3PO eine großartige Lernerfahrung und kam in einer sehr herausfordernden Zeit. Sie erinnert sich noch gut daran, wie die Idee aufkam: Es war eine turbulente Zeit mit so vielen Anpassungen im Universum von Arbeit, Familie, Routinen, die alle durch die Covid-19-Pandemie verursacht wurden. Aurora erinnert sich an die Unsicherheiten dieser Zeit, in der Grupo Alfa motiviert war, sein Wissen mit jungen Menschen zu teilen und ein groß angelegtes Online-Schulungsprogramm zu organisieren.

Als Administratorin begann Aurora über die Schritte nachzudenken, die sie unternehmen muss, um dieses Programm immer besser zu machen. Schnell begann sie, mögliche Namen innerhalb des Unternehmens zu nennen, die an dieser Front arbeiten wollen, sowie die Themen zu definieren und die Planung und Organisation der Initiative zu skizzieren. Eine ihrer Herausforderungen bestand darin, ein Programm zu entwickeln, das für die Teilnehmer bemerkenswert war und das Branding langfristig des Unternehmens zu stärken.

Die Geburt von C3PO während der Pandemie

Die C3PO war die erste große Messeveranstaltung der Marke Grupo Alfa auf dem Beratungsmarkt. Das Ziel des Unternehmens mit der Initiative, die kurz vor der Pandemie ins Leben gerufen wurde, war es, Universitätsstudenten und Absolventen verschiedener Studiengänge mit Institutionen aus ganz Brasilien zu verbinden und so die Möglichkeiten für Vernetzung und den Kontakt der Teilnehmer mit Marktspezialisten zu fördern.

Mit dem Ziel, Menschen, die in ihrem Studium feststeckten, Transformation und Wissen zu vermitteln, wollte Grupo Alfa ein völlig kostenloses Programm für das ganze Land anbieten. Daher zielte C3PO darauf ab, Studenten und jungen Berufstätigen mehr Wissen und Ausbildung zu vermitteln und gleichzeitig Networking zu ermöglichen, eine Fähigkeit, die auf dem heutigen Markt so wichtig ist. Das Programm kombinierte Theorie, Beratungsmethoden und Marktpraktiken und enthüllte Fälle und Situationen realer Unternehmen. Die Hauptthemen des Programms waren: digitale Transformation und neue Managementmodelle.

Die Pilotausgabe dauerte 5 Wochen und wurde von Mai bis Juni 2020 angeboten, also bereits während der Pandemie. Die Mitglieder des Beratungsunternehmens, die an der Erstellung des Programms mitgearbeitet haben, wurden in Funktionen aufgeteilt. Jede Gruppe war für eine Phase des Programms verantwortlich, z. B. Registrierung, Mentoring, Referent, Managementfälle. Mit Unterstützung von Partnerunternehmen und Networking konnte ein Team von Referenzreferenten zum Thema Innovation zusammengestellt werden. Für die Zusammenstellung der ersten Ausgabe durchliefen die Kandidaten eine Auswahl, die 350 Teilnehmer ergab. Sie wurden in 50 Gruppen mit jeweils 7 Personen aus den unterschiedlichsten Orten Brasiliens aufgeteilt und mussten während des gesamten Programms Herausforderungen lösen, die eine Pech die sich mit den Inhalten befassten, die in Kursen und Vorlesungen zu sehen waren.

Während der Zeit der Covid-19-Pandemie mussten sich die Unternehmen an den großen globalen Wandel anpassen, der sich aus der Notwendigkeit der sozialen Isolation ergab. Viele sind auf Remote-Arbeit umgestiegen und mussten Veränderungen in der Art und Weise vornehmen, wie sie ihre Teams für die Telearbeit führen und ihre Personalmanagementprozesse durchführen, wie die Nachrichten und Schlagzeilen der Medien zeigen.

Sicherlich erfordert die Umsetzung flexibler Arbeitsregelungen, wie z. B. Telearbeit, Interventionen und Anpassungen hin zu einem autonomeren und dezentraleren Management, die die Organisationsstruktur, das Arbeitslayout, die Managementpraktiken und das Organisationsverhalten auf den verschiedenen Ebenen durchdringen und für viele Führungskräfte eine Herausforderung darstellen. Diese evolutionären Veränderungen der Arbeits- und Managementpraktiken, die durch den technologischen Fortschritt ermöglicht werden, fördern eine größere organisatorische Agilität und entsprechen den neuen Erwartungen und Motivationen wirtschaftlich aktiver Fachkräfte. Die einfache Einführung neuer Formen der Arbeitsorganisation kann jedoch nicht zu den gewünschten Ergebnissen führen, wenn sie die nationale Kultur, die Organisationskultur und -struktur sowie die üblichen Managementpraktiken nicht berücksichtigen.

Im Bildungsbereich gelten Schulen mittlerweile als ein Ort, an dem das Risiko einer Übertragung des Coronavirus besteht, was zahlreiche Länder dazu veranlasst hat, Notfallmaßnahmen für den Fernunterricht zu ergreifen. Erhebungen über Notfallmaßnahmen im Bildungssektor weisen auf Herausforderungen hin, die vor allem mit den Merkmalen der Schülerinnen und Schüler zusammenhängen, wie z. B. sozioökonomische Bedingungen, Zugang zum Internet und zur Ausrüstung sowie die Fähigkeit der Schulen, sich an die unterschiedlichen Anforderungen und Realitäten ihrer Zielgruppe auf der ganzen Welt anzupassen. In Bezug auf das Lernen hat sich der Fernunterricht auf die Art und Weise des Lernens und der Wissensvermittlung ausgewirkt.

Da es sich bei C3PO um ein Programm handelte, das mitten im Kontext der Pandemie gestartet wurde, sah es sich mit einigen Hindernissen konfrontiert. Eine davon war die Anpassung aller, sowohl der Kursteilnehmer als auch der Alfa-Mitarbeiter, an das Remote-Format von Arbeit und Lehren . Die Vermittlung der Agenda der beteiligten Mitarbeiter, 160 Personen, war auch eine Herausforderung, vor der das Beratungsunternehmen für die beste Planung und Entwicklung des Programms stand. Darüber hinaus war es das erste Mal, dass Grupo Alfa ein Schulungsprogramm dieser Art und Größenordnung anbot.

Die Zahlen von C3PO waren grandios: 900 Eingeschriebene, 350 Bewilligte und 160 Mitarbeiter, die an der Konstruktion beteiligt waren. Darüber hinaus hatte die 1. Ausgabe des Programms 200 Mentorenschaften und umfasste 150 Institutionen, und 89,4 % schlossen das vorgeschlagene Programm ab.

Um alle Teilnehmer zu unterstützen, erhielten die Gruppen ein Mentoring mit Unternehmensberatern, in dem sie versuchten, das Beste aus der Gruppe herauszuholen, um die Herausforderungen zu lösen. Darüber hinaus wurde auf Telegram (Messaging-Anwendung) eine Gruppe erstellt, um jede Art von Hilfe zu leisten, die ein Mitglied benötigt, und so einen engeren Kontakt zu generieren, auch wenn es sich um einen vollständig virtuellen Kontakt handelt.

Das Ergebnis des Programms wurde vom Unternehmen als positiv bewertet, da mehr als 15 % der Absolventen des Programms später in internen Auswahlverfahren eingestellt wurden und es eine breite Akzeptanz für eine zweite Auflage des Programms gab. Einige Rücksendungen wurden von den Teilnehmern aufgezeichnet:

"Sehr reichhaltiger Unterricht mit Inhalten! Vorträge mit inspirierenden Menschen! Und, eine sensationelle Gruppe mit Leuten, die aus der Kurve gefallen sind, die mir in kurzer Zeit viel beigebracht haben. Wir haben es geschafft, ein Band der Partnerschaft und Freundschaft zu schaffen, das diese Erfahrung zweifellos unglaublich gemacht hat!" (Aline, Studentin der ersten Ausgabe von C3PO).

"Es war wunderbar! Herzlichen Glückwunsch an alle in der Organisation für all die Arbeit, für die Energie, die hineingesteckt wurde, und für jedes Detail. Ich bin Ihnen sehr dankbar. Einfach unglaublich. Und ich beobachte schon, wann das nächste kommt, hahaha." (Lucas, Student der ersten Ausgabe von C3PO).

C3PO.2: Eine neue, noch größere Runde

Aufgrund des Erfolgs der ersten Ausgabe und der starken Verbreitung des Programms fand die zweite Ausgabe von August bis Oktober 2020 statt, dauerte 9 Wochen und umfasste mehr als 1.000 Teilnehmer.

In dieser zweiten Ausgabe lag der Schwerpunkt auf der digitalen Transformation, und es gab zwei Modalitäten der Challenge: Eine betraf die Lösung für den Fall eines der Kundenunternehmen (die Mitglieder hatten Zugang zu Interviews und Besprechungsmomenten, um Fragen mit Kunden zu stellen); Die andere bestand in der Registrierung von Mannschaften (Unternehmen, Juniorunternehmen, Sport) und schließlich in der Arbeit an der vorgeschlagenen Lösung der Probleme.

Mit mehr als dreimal so vielen Teilnehmern wie bei der vorherigen Ausgabe versuchte das Unternehmen, die in der ersten Ausgabe gelernten bewährten Praktiken anzuwenden und sich für die Erstellung des Zeitplans und die Formulierung der gesamten C3PO.2-Planung zu vernetzen. Eine der bewährten Praktiken betraf die Kontrolle der Unterstützung für die Teilnehmer. Bei der großen Anzahl der Teilnehmer wurde ein Engagement-Roboter erstellt, der Fragen an ein bestimmtes Mitglied der Beratung weiterleitete, das zur Verfügung stand.

Trotz des Erfolgs beider Ausgaben von C3PO versammelte Aurora das Team, um über die Schwierigkeiten, mit denen sie konfrontiert waren, nachzudenken und sie anzusprechen, damit sie über Verbesserungen nachdenken konnten. Bei dem Treffen kristallisierten sich folgende Punkte heraus:

1. Vereinbarkeit des Zeitplans der Teilnehmer: Der Zeitplan des Programms sah das Ende zwischen der Mitte und dem Ende des akademischen Semesters vor, was zu einer Kollision zwischen den C3PO/C3PO.2-Veranstaltungen und den curricularen und außerschulischen Aktivitäten der Hochschulen wie Tests, Forschung, Hausarbeiten, Praktika usw. führte. Infolgedessen mussten einige Teilnehmer Prioritäten setzen, was sie am Ende des Semesters liefern wollten.
2. Freiwilligengruppe für den Aufbau von C3PO: Für die Vorbereitung des Programms haben sich Manager, Berater, Praktikanten und Analysten der Grupo Alfa freiwillig gemeldet, um sich die Hände schmutzig zu machen und die Pläne des Schulungsprogramms in die Praxis umzusetzen. Diese Mitarbeiter schätzen die Möglichkeit zur Teilnahme, da es ein sinnvolles Engagement und eine Kultur gibt, in der das erlernte Wissen weitergegeben wird. Da es sich jedoch um Menschen mit unterschiedlichen Agenden und Positionen handelt, wirken sich die Verfügbarkeit und Fluktuation der Mitglieder erheblich auf das Funktionieren des Organisationsteams des Programms aus, was bei einigen Mitgliedern zu einer Überlastung und der Notwendigkeit ständiger Verhandlungen führt.
3. Vermitteln Sie das gesamte Wissen, das die Beratung hat: C3PO versucht, die maximale Anzahl von Studenten aus den unterschiedlichsten Universitätsstudiengängen zu erreichen. Daher hat nicht jeder das gleiche Vorwissen. Am Ende muss das Team die angebotenen Inhalte so filtern, dass sie planmäßig und vollständig sind und zum Nachdenken anregen und so das Wissen vermitteln, das das Unternehmen hat. Eine weitere Schwierigkeit ist die Messung und Bewertung dieses Lernens. Studien zur betrieblichen Weiterbildung am Arbeitsplatz unterstreichen, wie wichtig es ist, die Reaktion, das Lernen und die Wirkung der Teilnehmer auf individueller und organisatorischer Ebene zu bewerten. Für die Lernbewertung können situative Tests mit Elementen erstellt werden, bei denen die Teilnehmer die in der Schulung erworbenen technischen Fähigkeiten in die Praxis umsetzen müssen, was eine Analyse und Problemlösung erfordert. Diese Tests werden in der Regel von den Ausbildern der Schulungen auf der Grundlage von Unterrichtszielen konzipiert.
4. Drücken Sie die Branding Marke: Derzeit ist C3PO der größte Schritt des Unternehmens auf den Markt, um mit jungen Talenten in Kontakt zu treten. In diesem Zusammenhang muss das Team darüber nachdenken, wie es seine Kultur und insbesondere seine Werte an die Teilnehmer des Trainingsprogramms weitergeben kann.
5. Undefiniertes Budget: Das Organisationsteam von C3PO hat keine Kenntnis darüber, wie viel des Budgets für die Entwicklung der Schulung bereitgestellt wird. Das erschwert die Entscheidungsfindung und die Wege, die das Team einschlagen könnte.
6. Zeitplan der Referenten und unvorhergesehene Ereignisse: Obwohl es einen Koordinator und mehrere Personen gibt, die für die gesamte Organisation des Programms verantwortlich sind, besteht die Möglichkeit, dass Referenten und Gäste die Einladung aufgrund unvorhergesehener Ereignisse und persönlicher Gründe in letzter Minute absagen. Oft handelt es sich dabei um Personen, die vom CEO des Beratungsunternehmens selbst eingeladen werden. Das Team muss mit diesen unerwarteten Ereignissen umgehen und die Qualität des Geplanten aufrechterhalten. Es liegt auf der Hand, dass es einen Bedarf an Koordination und Integration von Fachleuten mit unterschiedlichen Profilen, Hintergründen und Verantwortlichkeiten gibt, die außerhalb der Organisation arbeiten. Studien haben gezeigt, dass flexible Arbeitsregelungen, wie z. B. Telearbeit, von Veränderungen abhängen, die auf kulturellen und Verhaltensänderungen beruhen, so dass das Unternehmen in die Ausbildung neuer Managementfähigkeiten investieren muss. Die wichtigsten Bedürfnisse des Marktes, in den die Organisation eingebettet ist, müssen festgelegt, Ziele für Teams definiert, individuelle Arbeitspläne vereinbart und Prioritäten definiert werden.

Herausforderungen der digitalen Inklusion in einem kontinentalen Land: ein Problem, dem man sich stellen muss

Die Ausgaben des Programms brachten während der Pandemie sowohl für Studenten und Fachkräfte als auch für die beteiligten Fachkräfte eine großartige Ausbildung und Lehre. Basierend auf dieser Erkenntnis beabsichtigt Grupo Alfa, mehr Ausgaben von C3PO zu produzieren, auch für Studenten, die nicht über technologische Voraussetzungen verfügen. Da es sich jedoch um ein Programm handelt, das das ganze Land einbezieht, gibt es Probleme mit der Logistik und dem Versand von Materialien und Ressourcen.

Die Materialien konnten von den Partnern des Beratungsunternehmens gesammelt werden, da Alfa eine gute Beziehung zu ihnen hatte. Aurora hat aus den Erfahrungen früherer Ausgaben erkannt, dass die Bereitstellung von Internet (für Teilnehmer, die keine finanziellen Bedingungen haben oder weit von Großstädten entfernt leben) zu einem Hindernis wird. Das Beratungsunternehmen verfügt nicht über die Struktur, um Internet anzubieten und die Verbindung zu allen Punkten zu führen, was zu einem strukturellen Problem im Land führt. Für Aurora und ihr Team ist dies ein externes Problem, das jedoch die Wirkung ihres Schulungsprogramms stark einschränkt.

Darüber hinaus erschwert das Problem der Bewegung von Studenten, die aufgrund ihres Studiums in der Stadt lebten und aufgrund der Pandemie ins Landesinnere zurückgekehrt sind, es schwierig, dieses andere Publikum zu erreichen und eine größere soziale Inklusion zu erreichen. Trotz des Erfolgs des Programms gibt es noch einige Punkte, um das Angebot zugänglicher zu machen und allen Studenten und Fachkräften im Land Schulungen und Möglichkeiten zu bieten.

Jetzt stehen Aurora und sein Team vor einer Reflexion darüber, wie die nächsten Schritte von C3PO aussehen werden, und Sie wurden eingestellt, um Teil dieses Teams zu werden, das versuchen wird, das Schulungsprogramm wachsen zu lassen und sich in den nächsten Jahren zu festigen.

Fragen zur Diskussion

1. Wenn Sie an die Arbeit des Teams denken, das C3PO plant, koordiniert und ausführt, welche Managementpraktiken könnten helfen, die Herausforderungen zu bewältigen, die durch Remote-Arbeit und die Heterogenität seiner Mitglieder entstehen?
2. Schlagen Sie vor, wie Aurora die Erkenntnisse und Auswirkungen des C3PO-Kapazitätsaufbauprogramms überwachen und bewerten könnte.
3. Wie kann C3PO die digitale und soziale Inklusion von Universitätsstudenten in verschiedenen Teilen Brasiliens fördern, die an der Teilnahme an dem Programm interessiert sind?
4. Wie kann sich ein Schulungsprogramm wie C3PO auf die Branding der Marke Alfa Group?
5. Zeichnen Sie als Teil des Aurora-Teams ein Schema der Verbesserungen, die in der 3. Ausgabe des Programms implementiert werden sollen.

Referenzen

Xiao, C., & Li, Y. (2020). Analyse des Einflusses von Epidemien auf die Bildung in China. In, In V. Das, & N. Khan (Hrsg.), Covid-19 und studentenorientierte Bedenken: Bedrohungen und Möglichkeiten.

Anhang

Über die Autoren

1. Geovana Moura ist Studentin der Verwaltung an der Universität Brasília. Mitglied des ADM Casoteca Teams. Ehemaliges Mitglied von AD&M Consultoria. E-Mail: geovanamouradesouza@gmail.com
2. Tatiane Paschoal ist Professor an der Fakultät für Verwaltung der Universität Brasília. Psychologin mit einem Doktortitel in Organisationspsychologie. Er unterrichtet Fächer im Zusammenhang mit People Management. E-Mail: paschoal@unb.br
3. Yara M. Lima ist Studentin der Verwaltung an der Universität Brasília. Mitglied des ADM Casoteca Teams. E-Mail: mouralimayara@gmail.com

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